Eine Nebenkostenabrechnung muss einmal jährlich erstellt werden und innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Der Abrechnungszeitraum umfasst in der Regel zwölf Monate, häufig das Kalenderjahr. Die Abrechnung muss transparent und nachvollziehbar sein und folgende Angaben enthalten:
Wichtig ist, dass die Abrechnung verständlich und inhaltlich korrekt ist. Formelle Fehler oder eine verspätete Zustellung können zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen.
Nicht alle anfallenden Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Umlagefähige Nebenkosten sind im Betriebskostenkatalog der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Dazu gehören unter anderem:
Kosten für Verwaltung und Instandhaltung dürfen hingegen nicht umgelegt werden. Es ist wichtig, dass du die aufgeführten Kostenarten in deiner Abrechnung überprüfst und sicherstellst, dass nur umlagefähige Nebenkosten berechnet wurden.
Um sicherzustellen, dass deine Nebenkostenabrechnung korrekt ist, solltest du folgende Schritte unternehmen:
Du hast als Mieter das Recht, die Belege einzusehen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Vereinbare dazu einen Termin mit deinem Vermieter, um die Originaldokumente einzusehen. Solltest du Unstimmigkeiten oder Fehler entdecken, kannst du innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung Einwände erheben. Setze deinen Vermieter schriftlich über die Beanstandungen in Kenntnis und fordere eine Korrektur der Abrechnung. In vielen Fällen lassen sich solche Probleme durch ein klärendes Gespräch lösen.
Sollte der Vermieter nicht auf deine Einwände eingehen, kannst du rechtliche Schritte in Erwägung ziehen. Mietervereine und Verbraucherzentralen bieten Unterstützung und Beratung an. Bei größeren Streitigkeiten kann es sinnvoll sein, einen Anwalt einzuschalten.